О ключевых событиях и достижениях ведомства за прошлый год доложила начальник Госслужбы управления документацией и архивами Зинаида Тодорашко. Она обозначила результаты работы, достигнутые успехи в реализации ряда проектов, а также рассказала о намеченных планах на текущий год. Также в рамках диалога говорили о проблемах, с которыми сталкивается ведомство.
С момента перехода госаппарата на электронный документооборот в органах государственной власти образовался объемный массив соответствующих файлов. Решить проблему поможет внедрение Государственной информационной системы «Архивное хранение электронных документов», отметила Зинаида Тодорашко. Работа над проектом была начата еще в 2023 году. Разработали Концепцию организации хранения электронных документов, определили два основных модуля для временного и постоянного хранения документов. В 2024 году создали межведомственную рабочую группу, которая разработала структуру и функции ГИС «АХЭД», а также перечень нормативных актов для работы с электронными документами. Сегодня продолжается работа с Министерством цифрового развития по доработке технического задания для программного обеспечения.
Продолжая обсуждение темы, заместитель Председателя Правительства Виктор Таранов акцентировал внимание присутствующих и руководителя ведомства на необходимости ускорения работы в данном направлении. Он отметил, что реализация ГИС позволит оптимизировать процессы и повысить эффективность работы в соответствующей сфере.
«Уже год ведутся работы, периодически актуализируется концепция создания и техническое задание в этом вопросе. Полагаю, необходимо найти компромисс для того, чтобы как можно скорее завершить создание очень важного для государства проекта. Объемы электронного документооборота ежегодно увеличиваются. Реалии требуют соответствующих систем хранения данных. В этой связи настоятельно прошу обратить внимание вовлеченных ведомств на необходимость конструктивного взаимодействия по созданию ГИС «Архивное хранение электронных документов»», – подчеркнул Вице-премьер.
В свою очередь министр цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Александр Димитрогло добавил: «Сейчас мы на завершающем этапе подготовки технического задания, которое ляжет в основу системы. Будем стараться ускориться».
Еще одно направление, в котором Госслужбе архивов стоит работать интенсивнее – развитие электронных государственных услуг. Виктор Таранов отметил, что на портале представлены пять услуг ведомства, но ни одна из них не оказывается в электронной форме:
«Учитывая современные тенденции и реалии, Госслужбе нужно сосредоточиться на проработке вопроса, чтобы облегчить гражданам получение необходимых справок и сократить их временные затраты на посещение архивов. Полагаю возможным начать с выдачи архивных справок о периоде работы на тех или иных предприятиях. У наших граждан, исходя из тех обращений, которые поступают в том числе в Правительство, которые оформляют пакет документов для начисления пенсии, эта услуга очень и очень востребована».
В продолжении диалога говорили и о развитии инфраструктуры архивной службы. В свою очередь глава ведомства Зинаида Тодорашко поблагодарила руководство республики за содействие в ремонте и подготовке здания для Госархива. Напомним, торжественное открытие с участием Президента Вадима Красносельского и Премьера Александра Розенберга состоялось в августе прошлого года. Это решило проблему недостатка площади для Госархива, так как ранее расширение происходило только за счет уплотнения существующих.
Однако сегодня стоит вопрос об улучшении условий хранения архива в Дубоссарах и увеличения площадей бендерского архивного фонда. Данные вопросы находятся на контроле Правительства, очерчен круг задач к выполнению. Дальнейшие действия будут зависеть от финансовых возможностей государства, отметил заместитель Председателя Правительства.
Говорили присутствующие и о кадровом вопросе. Сегодня на государственном учете числится 2 158 485 единиц хранения. Это история страны и ее граждан за 200 лет, привела данные Зинаида Тодорашко. Из них порядка 1,5 миллиона приходится на архивный фонд, остальное на документы по личному составу. Только за прошлый год было принято 14,6 тысяч документов на хранение. Количество находящихся в хранилищах документов и дел практически по всем архивам превышает установленную нагрузку на специалистов. Для решения проблемы ведомство ведет активную работу по повышению квалификации своих сотрудников и привлечения в сферу молодых специалистов.
Также в рамках отчета была отмечена реализация ряда значимых проектов, направленных на сохранение исторической памяти. Завершен проект «Без срока давности: Приднестровье», в рамках которого проведена масштабная работа по выявлению и систематизации архивных документов, посвященных преступлениям немецко-румынских оккупантов против мирного населения Приднестровья в годы Великой Отечественной войны. В рамках проекта была создана база данных и издан сборник архивных материалов. Кроме того, проведен ряд мероприятий, посвященных 80-летию освобождения Приднестровья.
В заключении коллегии Виктор Таранов поблагодарил специалистов ведомства за проделанную работу. Он отметил, что сегодня Госслужба управления документацией и архивами работает на высоком уровне и на «хорошо» выполняет возложенные на нее задачи.